با سلام

متن نامه شما را خواندم و از اعتمادتان سپاسگزارم.

مسئله ای که دغدغه شما شده است وضعیت شغلی تان می باشد.

اشاره کردید 15 سال سابقه ی کار دارید و در حال حاضر حجم کاری تان بالاست به اضافه اینکه در محیط کار استرس زیادی دارید طوری که  به بدن و روانتان آسیب وارد می شود. 

آیا این استرس را به تازگی تجربه می کنید؟

آیا جدیدا در زندگی تان اتفاقی افتاده است که شما را مضطرب کرده باشد؟

آیا در فضای کاریتان مسئله ی جدید رخ داده است که باعث استرس در شما شده باشد؟

آیا در این مورد با مدیرتان مطرح صحبت کرده اید؟

آیا همسرتان در کارهایی که مربوط به زندگی مشترکتان می شود همکاری میکنند یا در فضای زندگی مشترک همه وظایف به عهده ی شماست؟

به چه میزانی برای تفریح و لذت خود زمان می گذارید؟

هرچند پاسخ این سوالات می تواند در راهنمایی دقیق تر کمک مان کند اما با توجه به آنچه در متن اشاره شده نکاتی را تقدیم تان می کنم امیدوارم بتواند به شما کمک کند:

1. می توانید در مورد حجم زیاد کارتان در زمان مناسبی با مدیرتان صحبت کنید و این شرایط را با ایشان در میان بگذارید. برای این گفتگو   می توانید از مدل fact, feeling, offer کمک بگیرید.

fact: توضیح موقعیت، بدون قضاوت و برداشت شخصی و بیان آنچه واقعا رخ داده است. طوریکه هر کسی دیگری هم جای شما باشد به همان شکل مطرح می کند. (منظورم این است برداشت شما نباشد واقعیتی که اتفاق افتاده را شرح دهید)

feeling: از احساساتتان صحبت کنید و با لفظ "من"  شروع کنید نه "تو". "من ناراحتم، من خسته ام. این باعث می شود جمله از حالت قضاوت و سرزنش خارج شود.

offer: در نهایت، پیشنهاد و خواسته ی خودتان را مطرح کنید می توانید در قالب یک جمله با ایشان در میان بگذارید یا به صورت سوالی باشد.

این سه مرحله حتما باید به ترتیب باشد. گاهی وقت ها ما در گفتگوهایمان ابتدا از احساسمان حرف میز نیم یا مستقیم سراغ درخواست میرویم.

برای مثال: باتوجه به اتفاقاتی که در طی این مدت افتاده است و همینطور حجم بالای کارم من احساس خستگی می کنم و نیاز دارم در این زمینه یا حجم کار کمی کمتر شود یا اینکه نیرویی برای کمک به من اضافه شود به نظرتان این چنین امکانی وجود دارد؟ 

یا هر پیشنهاد دیگری به ذهن تان می رسد میتوانید با ایشان مطرح کنید. 

2.با  کمک از ماتریس آیزونهاور میتوانید به مدیریت کارهای زیادی که به عهده شماست بپردازید و کارهایتان را طبق این ماتریس نظم دهید تا از میزان استرس تان کم تر شود.

ماتریس آیزونهاور:

 آیزونهاور معتقد است: «مشکلات مادو نوع هستند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.» مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقتمان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامه‌ی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها  تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر کاری هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از ۴ دسته‌بندی زیر قرار دهید:
مهم و فوری
مهم ولی غیرفوری
غیرمهم ولی فوری
غیرمهم و غیرفوری
مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.
فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.
وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیتمان لازم است، جور کنیم. 

حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:
۱. مهم و فوری
دو مدل  کار مهم و فوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی‌‌شان کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌ایدشان کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.
می‌توانید با برنامه‌ریزیِ جلو جلو و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! 

اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)
اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را جلو جلو برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.
۲. مهم ولی غیرفوری
انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید.
سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.
۳. غیرمهم ولی فوری
کارهای فوری ولی کم‌اهمیت، کارهایی هستند که باعث می‌شوند از اهدافمان دور بمانیم. از خودتان بپرسید «آیا امکانش هست محول‌شان کنم به شخصی دیگر؟» اکثرا، منبع تولید اینجور کارها، آدم‌های دیگر هستند. گفتن «نه»ی مؤدبانه به دیگران، هیچ ایرادی ندارد. بعضی مواقع لازم است دیگران را تشویق کنید تا خودشان راه‌حلی برای کار خودشان پیدا کنند.
۴. غیرمهم و غیرفوری
این جور کارها اصلا کار نیستند. فقط وقت تلف‌کردن هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.
با این حال، بعضی‌هایشان کارهایی است که سایرین از شما می‌خواهند انجامشان بدهید، حتی با وجود این که انجام دادن آن کار هیچ نفعی برای خود شما نخواهد داشت. به اینها هم خیلی مؤدبانه بگویید «نه». اگر می‌توانید توضیح مختصر و مفیدی بهشان بدهید که چرا نمی‌توانید فلان کار را انجام بدهید. مثلاً اگر همکارتان می‌خواهد وقت شما را بگیرد تا وسط کار، بیایید و راجع به مسئله ای کم اهیمت، نظر بدهید، با رعایت ادب برایش توضیح بدهید که «اگر الان چشم از مانیتور بردارم سررشته‌ی کار از دستم در می‌رود. اگر وقت کردم حتما با کمال میل کمکت می‌کنم.»
اگر آدم‌های دیگر ببینند که شما در اهدافتان جدی هستید و برای خود محدوده‌ای ترسیم کرده‌اید، حداقل فایده‌ای که دارد این است که راجع 

به کارهای «غیرمهم‌شان» وقت شما را نمی‌گیرند. این جدول در مدیریت زمان و کارتان در محیط کار میتواند به شما کمک کند.

3.حتما برای خودتان تفریحاتی مشخص کنید تا انرژی از دست رفته شما در محیط کاری، با تفریح و لذت شارژ شود. لازم نیست حتما تفریحاتی با هزینه های سنگین داشته باشیم. میتوانید آخر هفته ها همراه خانواده تان گردش بروید و همینطور با دوستانتان معاشرت بیشتری داشته باشید و کارهایی (حتی کوچک) انجام دهید  که میتوانند برای شما لذتبخش باشند.

4.  شرایطی را که در محیط کار تجربه می کنید را با همسرتان در میان بگذارید و بخواهید تا در بخشی از کارهای منزل که از توان ایشان ساخته است شما را همراهی کنند. همدلی و درک ایشان می تواند در این مسیر  به شما کمک کند.

5.اگر در محیط کاری افرادی وجود دارند که حرف های منفی در مورد شغلتان می زنند می توانید از  آنها فاصله بگیرید و معاشرت کمتری با آنها داشته باشید.

6. سعی کنید تا جایی که برایتان امکان دارد تغییراتی در فضای کارتان ایجاد کنید. اشیا را مرتب کنید.  از چند پوستر و طرح و رنگ های مختلف در اطرافتان استفاده کنید و فضای اتاق کارتان را تغییر دهید. حتی می توانید با مدیریت صحبت کنید اگر امکان دارد حتی اتاق ها را جا به جا کنید. می توانید این راهکارها را امتحان کنید و ببینید آیا این راهکار میتوانند برای شما مفید باشند.

با تشکر

خانه توانگری طوبی

زهرا محمدی